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Discussões sobre tendências, carreira e trabalho em Comunicação, para pensar e discutir

As escolhas que fazemos sobre como nos comunicar influenciam em muita coisa. No post de hoje, a lente está na relação entre comunicação assíncrona e produtividade. Isto porque aproveitei um dia de agenda só com duas reuniões para colocar algumas leituras em dia, senão, periga ficar mais um tempo sem um textão por aqui.

A sugestão veio de uma colega e “ouvinta” do podcast A Comunicação Nossa de Cada Dia, há um bom tempo. Ela me enviou um artigo do blog da Doist e disse que achava que daria uma boa discussão. Logo depois dessa troca de mensagens, minha rotina bagunçou total, entrei na reta final de defesa da minha dissertação de mestrado e acabou que só agora consegui. Antes tarde do que mais tarde, diria meu pai.

E aí que até ler esse texto eu nunca tinha mergulhado no tema comunicação assíncrona. Vou falar para vocês que eu achei interessantíssimo, e tenho experimentado esse modelo com a parceira, Helen Almeida, responsável pela minha identidade visual. Tem sido perfeito. Por esse motivo, o texto que segue é a minha leitura do artigo original, escrito pelo Amir Salihefendic, fundador e CEO da Doist.

O que é comunicação assíncrona

Comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar por uma resposta imediata. Por outro lado, a síncrona é quando o oposto é esperado, seja como acontece em uma reunião, ou em formatos digitais de comunicação, como via aplicativos de mensagem.

Para a gente ter ideia do impacto do formato da comunicação na produtividade, o artigo cita uma matéria da Harvard Business Review, que aborda como o excesso de trabalho em equipe esgota os funcionários e prejudica a produtividade. Nela, pesquisadores informam que não é incomum funcionários passarem 80% do seu tempo se comunicando com colegas por e-mail (6h/dia).

Uma pessoa que usava o Slack para trabalhar, por exemplo, mandava cerca de 200 mensagens por dia. Isto há 5 anos, quando a matéria foi publicada.

Para piorar a nossa situação, não é de hoje que a mobilidade faz com que a gente não restrinja mais a comunicação ao ambiente físico de trabalho, certo? Com o trabalho remoto, nem precisamos usar a imaginação, porque a gente sente na pele, na ponta dos dedos, nas LERs.

Eu sobrevivi…

comunicação assíncrona e produtividadePara além da produtividade, a comunicação síncrona tem alguns outros pontos para a gente pensar. Vejamos:

  • Interrupções constantes.
  • Prioriza estar conectado a estar produtivo.
  • Cria estresse desnecessário (quem aí nunca carregou o celular para o banheiro por receio de fazer xixi e não estar disponível para algo importante?).
  • Leva a discussões de pouca qualidade.

Já a comunicação assíncrona permite:

  • Controle sobre o dia de trabalho.
  • Comunicação de qualidade VS respostas no chute.
  • Maior planejamento e menor estresse.
  • “Deep work”, aquele tipo de trabalho feito com maior concentração, vira o padrão.
  • Documentação automática e maior transparência, porque a maior parte da comunicação acontece por escrito, especialmente se a organização adota uma ferramenta mais aberta do que o e-mail.
  • Igualdade de fusos horários.

 

Nem 8, nem 80

O que eu achei interessante é que o pessoal da Doist aprendeu é a encontrar o equilíbrio entre os tipos de comunicação. O CEO conta que eles têm rotinas, como reuniões 1 a 1, encontros aleatórios para que o povo fale sobre coisas fora do que são os temas de trabalho, dentre outras práticas que, para a organização, fazem sentido. Vale lembrar que a empresa possui funcionários em 26 países e 15 fusos diferentes.

Depois de muita tentativa e erro, a distribuição por lá ficou assim:

comunicação assíncrona e produtividade

reproduzido de https://blog.doist.com/remote-team-communication-tools/

 

Como criar uma cultura de comunicação assíncrona e produtividade

Assim como qualquer cultura, a da comunicação assíncrona não consegue funcionar em um estalar de dedos. É preciso vontade institucional para fazer funcionar, para que as pessoas confiem umas nas outras e nos processos, e não precisem mandar uma mensagem para avisar que mandou um e-mail para avisar que daqui a pouco tem reunião para marcar outra reunião.

Abaixo, as dicas para exercitar. Adorei lê-las, porque muitas delas, como a primeira, supercomunicar, já é algo que eu recomendo fortemente em treinamentos de equipes.

Supercomunicar

Quando enviar uma mensagem, inclua o máximo de informações possível para contextualizar o interlocutor. Deixe claro o que quer da pessoa e qual o prazo, se houver. Minutinhos gastos incluindo detalhes podem fazer toda a diferença entre refações, idas e vindas para esclarecimentos e, obviamente, nos prazos para a solução.

Planeje com antecedência para dar prazo às pessoas

1 ou 2 dias é um prazo muito melhor para a gente receber, processar e resolver uma entrega do que 1 ou 2 horas, certo?

Antes das reuniões, divida com os participantes informações importantes

Deixe que todos saibam das informações relevantes e principais discussões em torno dos temas a serem tratados. Assim, todos poderão participar da reunião com um entendimento completo do tema, além de poderem ampliar as contribuições e soluções.

Depois das reuniões, siga com as discussões  e compartilhe os resultados

Dessa forma, quem não participou conseguirá ter uma visão completa do que foi discutido e estar a par do que é necessário para tomar as decisões necessárias.

Sempre cheque as configurações de compartilhamento de documentos

Parece besteira, mas a gente perde tempo requisitando acesso de arquivos que já poderiam vir liberados para nossa contribuição, concordam?

Desligue notificações

Em vez de responder tudo o tempo todo, separe momentos para colocar em dia as várias frentes de contato.

 

Como as lideranças podem contribuir

comunicação assíncrona e produtividade

Matéria publicada pela revista The Economis, disponível em: https://www.economist.com/business/2021/06/10/remote-workers-work-longer-not-more-efficiently

A primeira contribuição é promover as habilidades de comunicação, especialmente escrita, a essenciais. Depois, avaliar as pessoas com base na produtividade, e não em horas de trabalho, o que significa dizer abolir horas exatas para estar a serviço, bem como para estar fisicamente presente.

Impossível ler isso e não ver o tamanho do desafio para os modelos de trabalho preponderantes no nosso mercado de trabalho…

Outro ponto importante é a ênfase na confiança, organização, independência e responsabilidade, além de estabelecer um prazo considerado razoável para respostas. O importante é estar claro e combinado, para não sair caro.

Outro ponto que me chamou atenção é a cultura de transparência. Na Doist, pessoas de todas as áreas podem ter acesso às discussões centrais, para estarem a par do que está sendo feito, como e por que, o que significa mais autonomia para trabalhar.

Abaixo silos e feudos; nós e eles!

Outro conselho importante é ter canais para emergências, e, principalmente, respeitá-los, para que sigam sendo canais de emergência.

Se quiserem ler o artigo original, ele está aqui.

 

Por Cecília Seabra

Por Cecília Seabra

Jornalista, consultora, mentora, pesquisadora, docente e apaixonada pela Comunicação. Mãe de gente e mãe de bicho. Atuo há 21 anos na área, com experiência que é resultado de passagem por todos os cargos e funções em agência, gerenciamento de crises, além de coordenação e gestão de comunicação e sustentabilidade em marcas líderes nos seus segmentos.

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